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KPI´s Logísticos: Otimização Logística.

A área logística está cada vez mais desafiadora para as empresas. Especialmente, quando falamos de logística internacional. Por isso, a otimização logística é importante.

Cada centavo, pode representar uma economia imensa ao final do processo.

A alta concorrência é brutal. As empresas buscam redução de custos sem perder a qualidade de atendimento ao cliente.

O melhor jeito de se fazer isso é através dos indicadores-chave de desempenho (KPI – Key Performance Indicator).

Os KPIs são fundamentais para medir e acompanhar os processos e seus resultados.

Além disso, vale mencionar que os KPIs são específicos e muito particulares da estratégia de otimização logística de cada empresa.

Em linhas gerais, as metas são definidas pelos altos executivos e, por conseguinte, redefinidas para cada setor específico.

O grande objetivo final é: todos os setores devem trabalhar em conjunto para que, ao final de um determinado período, as metas sejam alcançadas.

A Navcargo busca trazer neste breve conteúdo alguns KPIs importantes a serem considerados para uma otimização logística efetiva e ajudá-lo a entender como podemos ajudá-lo a alcançar resultados e otimizar as atividades da sua empresa.

Como os KPIs ajudam na Otimização Logística?

Geralmente, dividimos os Kpis em estratégicos e operacionais. Vamos falar um pouco sobre eles?

KPIs Estratégicos

Os indicadores estratégicos estão diretamente ligados à visão da empresa, monitorando os progressos das ações estratégicas.

KPIs Operacionais

Os indicadores operacionais acompanham processos e resultados específicos do dia a dia.

2 Erros comuns na interpretação dos KPIs

  • Não ter uma política de transparência com os colaboradores

Para que os indicadores sejam uma ferramenta eficiente e cumpra o seu papel proposto, é fundamental que todos os colaboradores estejam engajados para alcançar a meta proposto.

Para isso:

  • Envolva todos os colaboradores e informe a estratégia da empresa;
  • Informe de forma clara o objetivo da medição e a meta que deverá ser atingida.
  • Deixe claro o benefício que trará a todos se a meta for batida. ( Lembre-se, não se trata de bonificações. É questão de falar da melhoria continua que vai trazer para o dia a dia);
  • Analisar os Indicadores somente ao final do mês

A maioria das empresas cometem esse erro. Não se analisa indicador ao final do mês por um motivo simples: Caso ocorra algum desvio ou problema no processo que precisa ser reparado, não haverá tempo hábil para a meta ser alcançada.

Para isso:

  • Acompanhe diariamente os indicadores;
  • Torne os indicadores públicos, mantendo-os em local visível;
  • Indicador deve ser simples para que todos possam acompanhar;

Vamos falar sobre os principais KPIs utilizados para fazer uma otimização logística

  1. Entregas realizadas no prazo

O objetivo desse indicador é avaliar se as entregas ao cliente estão sendo realizadas no prazo acordado com cliente.

Quando uma empresa contrata uma transportadora para realizar coletas, transportes e entregas é negociado um prazo por região ou processo, o qual é informado ao cliente no momento da venda do produto.

É fundamental averiguar se  a transportadora está cumprindo com o acordado.

  • Coletas Realizadas no prazo

Com esse indicador, é possível medir se as coletas estão sendo realizadas nas datas programadas.

Caso a mercadoria não tenha sido coletada na data prevista, será possível antecipar em resolver o problema, contratando um transporte urgente.

Ou, até mesmo, informar o cliente de um possível atraso na entrega.

  • Pedidos completos e no prazo ou On time in full – OTIF

Esse é um dos indicadores queridinhos de todas as empresas para acompanhamento logístico.

Por estar relacionado à satisfação do cliente, ele mede o desempenho da entrega.

Computador Visualizando o E-book Incoterms 2020

Vamos entendê-lo melhor:

On time” indica se o pedido foi entregue no prazo determinado no momento da venda.

In full” se o produto foi entregue da maneira e quantidade correta, bem como em perfeitas condições de uso.

  • Custos com transporte

O objetivo desse indicador é analisar o impacto dos custos de transporte em relação aos lucros obtidos.

Para isso, analisamos o valor gasto com transporte sob a receita de vendas.

  • Avarias ou Extravios no Transporte

As mercadorias avariadas ou extraviadas podem gerar despesas para a empresa ou, em casos mais graves, podem ocasionar até a perda do cliente.

É necessário identificar a quantidade de produtos avariados e verificar os problemas que possam ocorrer envolvendo o manuseio, embalagem, acomodação, transporte, entre outros.

Após realizar essa análise, é importante fazer um plano de ação para que as avarias não voltem a ocorrer.

O controle é fundamental para solicitar o ressarcimento dos itens avariados/extraviados ao responsável pelo transporte.

  • Custos com não conformidades em transportes

Mapear e entender os custos extras que são gerados por devoluções, atrasos, reentregas, estadias, transportes urgentes, bem como os custos para solucionar o problema é fundamental.

Mais importante ainda é analisar o motivo da não conformidade e fazer planos de ações para que seja possível uma redução de custos.

  • Acuracidade no conhecimento de embarque/frete

É comum ocorrer muitos erros no momento da emissão do conhecimento de embarque/frete.

Isso, obviamente, gera retrabalhos e em alguns casos, custos com não conformidade.

Esse indicador é bem simples. Ele mede o percentual de conhecimentos enviados corretamente. Desse modo, fica mais fácil identificar quais fornecedores geram mais erros.

  • Custos de armazenagem

O objetivo desse indicador é evidenciar a participação dos custos de armazenagem sob a receita de vendas.

Esse indicador engloba custos operacionais (mão de obra, custos com movimentação de produtos, depreciação dos equipamentos, custos fixos e, outros…)

  • Tempo de ciclo do pedido

Esse indicador tem o objetivo de calcular o tempo decorrido até ser finalizado, iniciando no momento em que ele é inserido no sistema  e finalizando no momento de entrega ao cliente.

  1. Giro de estoque

Esse indicador é essencial para analisar a rotatividade dos itens em estoque.

Através dele, é possível verificar se existe algum produto que está “encalhado” no estoque e tomar alguma atitude em relação a isso.

  1. Tempo médio de carga e descarga

Como o nome já diz, esse indicador avalia o tempo em que é realizado um carregamento e uma descarga.

Essas informações dão uma idéia precisa e apurada sobre a eficiência da operação do armazém.

Além disso, permitem controlarmos a operação para que não ocorra custos extras com estadias de veículos.

Conclusão

Se utilizados de forma correta, os indicadores de desempenho são uma excelente ferramenta de gestão, controle de processos, tomada de decisões e otimização logistica.

Não se engane: é fundamental que cada indicador possua uma meta específica que deverá ser ajustada de acordo com a realidade da operação e estratégia da empresa.

Coerência é a chave do sucesso. Lembre-se que uma meta alta demais, desmotivará a equipe. Uma meta baixa demais, não estimulará a equipe.

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