Quando se trata de processo de importação e de exportação no comércio exterior, inegavelmente é de extrema importância ter os documentos preenchidos adequadamente.
Até porque um bom planejamento documental reduz custos e acelera o processo de importação e de exportação.
Por isso, acompanhe este guia com os principais documentos imprescindíveis no comércio exterior!
Conheça os documentos necessários no comércio exterior
Devido aos diversos tipos de documentos necessários, tanto na importação quanto na exportação, faz-se necessário definir um caminho para um bom planejamento das operações de comércio exterior.
Sendo assim, separamos um passo a passo informando quais documentos são necessários para que a internacionalização seja simplificada.
Documentos específicos da importação
Ainda que nosso país seja conhecido pela labiríntica burocracia que envolve as operações internacionais, pode-se dizer que são elas que também permitem o controle de tudo o que entra e sai do território.
Afinal, faz-se necessário cuidar para que tudo esteja dentro dos prazos e, assim, evitar embarcar mercadorias com documentos vencidos ou emitidos erroneamente e que vão gerar muitos transtornos.
Certificado de Origem (CO)
O Certificado de Origem é um documento que atesta a origem do produto e deve, portanto, ser fornecido pelo exportador. A sua apresentação garante uma redução ou isenção de taxas para ambas as partes, além de ser uma exigência governamental.
Este documento existe em decorrência de acordos internacionais que possibilitam a facilitação de negócios entre regiões ou blocos econômicos. Os certificados de origem são emitidos a cada Fatura Comercial, ou seja, há um novo certificado a cada processo.
Packing List ou Romaneio de Carga
O Packing List representa uma lista de tudo o que inclui na carga e deve, invariavelmente, desse modo, mencionar todos os produtos.
O objetivo principal da menção destes produtos é facilitar a sua identificação no lote e a conferência da mercadoria por parte dos órgãos responsáveis no embarque e desembarque.
Fatura Proforma ou Proforma Invoice
A Fatura Proforma tem o papel de uma prévia de contrato internacional, formalizando assim a intenção de compra como um orçamento no qual consta forma de envio, itens enviados e preço, incluindo taxas de transporte.
Esse documento geralmente é emitido em inglês ou no idioma do destinatário da carga e pode ser aprovado ou reprovado pelo comprador.
A Fatura Proforma vai embasar a Fatura Comercial definitiva e reúne os dados necessários para gerar a LI (Licença de Importação).
Dentre os dados que devem constar na Proforma estão, só para ilustrar, o nome e endereço de importador e exportador, descrição de mercadorias, INCOTERMS (Termos Internacionais de Comércio) com as condições de venda e previsão e local de entrega.
Fatura Comercial ou Commercial Invoice
A Fatura Comercial possui natureza contratual e é um dos documentos finais do processo no comércio exterior. Na importação ela é emitida junto com a DI (Declaração de Importação), Conhecimento de Embarque e Packing List.
Os dados que constam na Fatura Comercial são: dados do importador, dados do exportador, dados da mercadoria, quantidade e volumes, peso líquido, peso bruto, país de origem e país de aquisição, condições de moeda e de câmbio, além do INCOTERM.
Além disso, esse documento deve ser apresentado com a assinatura do exportador.
Conhecimento de Embarque
É o documento emitido pela transportadora que cumpre o papel de reconhecer quais mercadorias foram carregadas, registra o contrato de transporte e informa a composição da mercadoria.
Todavia, para cada tipo de transporte existe um conhecimento de embarque e esse pode ter nomenclaturas diferentes:
- Rodoviário: CRT (Conhecimento de Transporte Rodoviário);
- Marítimo: BL (Bill of Lading);
- Aéreo: AWB (Airway Bill), MAWB (Master Airway Bill) e HAWB (House Airway Bill);
- Ferroviário: TIF/CTF (Conhecimento de Carga Ferroviário);
- Multimodal: Throughbill of Lading.
Há informações imprescindíveis de serem mencionadas no conhecimento de embarque, dentre elas o tipo de mercadoria, peso líquido e bruto, endereço de importador e exportador, origem e destino, informações do transporte e valor do frete a ser pago.
Licenciamento de Importação (LI)
As importações, em princípio, não exigem LI, em razão da Declaração de Importação que é utilizada quando a mercadoria chega em território nacional.
Em casos específicos a LI é solicitada e ela pode ser licenciada automaticamente ou não, a depender do processo ou do produto. Alguns produtos demandam autorização de órgãos anuentes, tais como a ANVISA. A verificação prévia nesse caso se faz necessária, assim como o cuidado para prevenção de futuros problemas na importação.
Existem as importações dispensadas do licenciamento, as importações sujeitas ao licenciamento automático e as importações sujeitas ao licenciamento não automático. Por isso, a checagem no Siscomex (Sistema Integrado de Comércio Exterior), no módulo “Tratamento Administrativo”, se faz necessária.
O registro da LI é de responsabilidade do importador, no próprio Siscomex, e nela constam informações acerca da mercadoria e da forma que a operação foi realizada, bem como dados da procedência da mercadoria, exportador, regime tributário entre outros dados do contrato.
Declaração de Importação (DI)
Dentre os documentos do comércio exterior, a DI é pré-requisito para que o despacho aduaneiro seja realizado. É por meio dela que o fiscal da Receita Federal do Brasil (RFB) confere se as informações estão de acordo com o que foi importado.
A DI é o primeiro passo a ser realizado pelo importador antes do despacho aduaneiro, e esse documento deve ser confeccionado após o pagamento de tributos da importação assim que a mercadoria adentra o país.
Nela devem constar informações como valores dos impostos, detalhes do fabricante e classificação fiscal. Ela é formulada pelo importador por meio do Siscomex.
Em casos que demandam LI, o código da DI e os dados são completados automaticamente. Do contrário, caso não haja LI será necessário preencher manualmente os dados no mesmo sistema. No entanto, existem outras formas de registro da DI que não necessariamente utilizam o Siscomex.
Licenças e Permissões Certificados e Outros Documentos (LPCO)
A LPCO surgiu como uma forma de harmonização e unificação de processos. Esse módulo do Portal Único simplifica e agiliza o processo de emissão de documentos tanto na importação quanto na exportação.
A LI passa a ser emitida pelo Portal Único desde 2018 e, por meio desse sistema, os órgãos anuentes, tais como Anvisa (Agência Nacional de Vigilância Sanitária) e o MAPA (Ministério da Agricultura Pecuária e Abastecimento), podem verificar a documentação simultaneamente, o que reduz burocracia e acelera a liberação da documentação, diminuindo, consequentemente, os custos do processo.
Declaração Única de Importação (DUIMP)
O antigo processo consistia na criação da LI que, uma vez deferida, abria a condição para a criação da DI; a LI era gerada apenas para uma única importação. Atualmente, o fluxo inclui a criação no módulo LPCO, em seguida a condição de inspeção libera o desembaraço para a DUIMP.
O formulário do LPCO passa a ser utilizado para diversas operações. Atualmente o registro da DUIMP é restrito ao modal aquaviário, entretanto, o seu registro traz a transparência necessária para a inspeção dos órgãos anuentes e da RFB.
Documentos específicos da exportação
Além de alguns documentos do comércio exterior específicos da importação, a exportação também envolve documentos próprios, dentre eles, por exemplo:
- Fatura Proforma;
- Fatura Comercial;
- Packing List;
- Nota Fiscal de Exportação;
- Declaração Única de Exportação;
- Conhecimento de Embarque;
- Apólice de Seguro de Transporte,
- Certificado de Origem; e
- Carta de Crédito (L/C).
A seguir os passos que não estão inclusos na importação:
Nota Fiscal de Exportação (NF-E)
É o documento que sinaliza a movimentação de mercadoria. Qualquer erro na NF-E pode causar grandes perdas, pois qualquer informação mal mencionada atrapalha todo o processo de exportação e pode gerar multas.
Declaração Única de Exportação (DU-E)
A DU-E possui informações sobre o processo no âmbito tributário, comercial e administrativo e logístico.
Dados como o enquadramento da exportação são solicitados, portanto, é preciso que códigos numéricos sejam preenchidos em um campo da DU-E, no qual a forma de exportação é mencionada no Siscomex.
Apólice de Seguro de Transporte
A apólice de seguro para o transporte funciona como uma forma de proteção à mercadoria, afinal, a cobertura contratada serve para proteger o bem de eventuais riscos no trajeto.
Existem dois tipos, a saber: avulso e de apólice aberta, essa última recomendada para empresas que o utilizam com mais frequência.
Carta de Crédito
O exportador quer a certeza de que irá receber a quantia acordada com o importador. Por outro, lado o importador quer a garantia de que irá receber o produto comprado. A função da Carta de Crédito é garantir que isso será cumprido.
Essa garantia se dá através de um banco comercial que concede o crédito para a operação. Quando utilizada na exportação, o importador solicita uma carta de crédito ao banco para garantir que o exportador irá, portanto, receber.
Para que a carta seja aprovada existem as exigências de contrato a serem cumpridas por ambas as partes.
Por que documentos em inconformidade geram multa no comércio exterior?
A RFB é responsável pela administração dos tributos federais incidentes sobre o comércio exterior brasileiro. Além disso, a fiscalização da aplicação da lei tributária, o papel de repressão ao contrabando internacional de itens falsificados e tráfico ilícito de drogas também adentram em seu escopo de atuação.
No que tange à legislação brasileira, as multas são previstas para combater a fraudes e documentos fraudulentos, também como forma de harmonização dos documentos e impedimento de infrações, e geralmente são calculadas com base no valor dos bens importados ou exportados.
As penalidades da RFB vão desde multas ou, em casos mais graves, apreensão da mercadoria e até no processamento criminal do responsável.
Como a RFB realiza a conferência dos documentos no comércio exterior
A RFB realiza a análise de mercadorias no despacho aduaneiro em que os documentos são submetidos à verificação fiscal e, em seguida, um canal de parametrização é selecionado para a verificação da mercadoria.
São consideradas questões como a regularidade fiscal do importador, a origem, volume e valor da carga, valor dos impostos, tratamento tributário e até mesmo o preenchimento inadequado dos documentos pode ser um fator suscetível à multa ou a punições maiores em caso de fraudes.
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